Cómo cerrar bien un proyecto

En esta época a muchos nos va a tocar cerrar proyectos. Sea una empresa, una línea de negocio o simplemente una iniciativa. A mí me ha tocado cerrar C4OL, una comunidad de Coaching On Line.

Por qué es importante cerrar bien

Lo importante es el inicio y el final de algo, es lo que marca la diferencia. Se llama efecto de primacía (nos acordamos de la primera impresión) y de recencia (nos acordamos de lo úlitmo). Por eso es importante iniciar y finalizar las conversaciones con una buena sonrisa. Tan importante como iniciar algo bien es cerrarlo de la mejor manera. 

Por qué nos cuesta tanto cerrar

Si te has dado cuenta suele costar más cerrar lo existente que abrir cosas nuevas. Al cerrar estás renunciando a algo, estás diciendo “no” a algo que ha sido parte de tí. Estás decidiendo.

En los cambios siempre se gana algo y a la vez se pierde algo. Cuando trabajo un cambio con los equipos es la parte más dura de las cuatro fases:

1. Mantener
2. Modificar
3. Incorporar
4. Dejar de hacer 

Es una transformación; dejar de ser algo te permite ser otra cosa. Es doloroso, hay muchas metáforas en la naturaleza que lo explican como el caparazón que se desprende de la tortuga, la oruga que se convierte en mariposa o el águila que se arranca el pico.

Qué es cerrar bien

Cerrar bien un proyecto significa limpiar las cosas pendientes. ¿No te ha pasado alguna vez que un proyecto parece que no termina de morir? ¿O que patrones de comportamiento que ocurrían en un entorno se repiten? De alguna manera hay algo que si no cierras bien se mantiene esperando la solución.

Es como en las películas, cuando un muerto no acaba de “irse a la luz” porque tiene una misión pendiente. Cerrar bien es dejar toda la energía que has puesto y permitir liberar tus pensamientos.

Qué hacer para cerrar bien

Se pueden hacer muchas cosas, destaco las 3 más importantes:

• Reconocer: Significa dar validez a lo que sucedió, lo bueno y lo malo. Lo que gustó y lo que no fue agradable. A veces podemos tender a “dejar bajo la alfombra” algunas cosas; acabarán saliendo a la superficie. Cuando reconoces con claridad lo que pasó estás dando tranquilidad al sistema.
• Honrar: Significa dar el espacio y la importancia que tiene, inclinarse de alguna manera ante lo que supuso. Seguro que gracias a ese proyecto conseguiste algo. Es como honrar a nuestro árbol genealógico, aunque tu abuelo no fuera el mejor del mundo estás aquí en parte gracias a él.
• Agradecer: Cada vivencia del proyecto tuvo una causa y un efecto. De alguna manera fue bueno o supuso un aprendizaje. En el agradecimiento incluimos la celebración (una de las fases de Dragon Dreaming) y también recogemos todo el aprendizaje.

Llevado a la práctica: Cómo hemos cerrado C4OL

Reconocimos las señales

Tienes que estar atento a cuán vivo está el propósito. Notas que hay fugas de energía, la velocidad se reduce, la fuerza desaparece y todo da más pereza; a veces hay más conflicto o las decisiones se estancan. En nuestro caso fue la pérdida de energía, íbamos como arrastrándonos en arenas movedizas. El momento clave fue cuando fuimos a implementar la metodología Scrum para ser más ágiles. Requería una energía con la que no contábamos ninguno; los socios nos miramos y eso fue clave. Ahí fuimos conscientes de que había que cerrar.

En nuestro caso el principal problema fue que los 3 socios teníamos otro proyecto que era más importante para nuestra economía. No tomamos la decisión de jugarnos el 100% y eso hace que metas menos tensión. Ya hemos visto con el confinamiento que cuando la situación es límite nuestra imaginación y capacidad de buscar soluciones se multiplica.

Tomamos la decisión madurada

El COVID nos ayudó a decidir ya que las propuestas comerciales se fueron al garete. Y ya teníamos en mente la posibilidad del cierre. Lo pensamos, compartimos opciones. Hicimos un análisis racional e indagamos la parte emocional también. Hicimos un trabajo sistémico de visualizar el futuro en las posibles vías de decisión. 

En esta fase nos ayudó tener una buena alianza entre los socios y unos valores muy claros y compartidos: Confianza, generosidad y transparencia. Esto ha sido lo mejor del proyecto, el aprendizaje de cómo tener una buena relación entre 3 socios que permite que cada uno tome el mando cuando es necesario. Es parte de lo que trabajo con los equipos, cómo dejarse guiar por el propósito y trabajar con lo que emerge, aquello para lo que el equipo está preparado. Ha sido vivirlo en primera persona; a veces el propósito se acaba y la organización pide llegar a su final, darle un buen final. Si alargas ese momento estás perdido.

Comunicamos rápido a todas las personas

En cuanto la decisión estuvo tomada lo comentamos con todos los implicados, en este orden:

1. Empleados: Les reunimos y se lo contamos. Les dimos todos los detalles de la fecha prevista y los pasos a dar. De hecho ellos eran parte importante del proceso
2. Proveedores: Empezando por los coaches, les juntamos en videoconferencia a más de 50 personas (asistieron la mitad de la comunidad, todo un éxito) y teníamos preparado un discurso de cierre. Prepáralo, no improvises ahí, es la única forma de asegurar que dices todo lo que quieres decir y nombras a todas las personas implicadas
3. Clientes: Les aseguramos el servicio y les contamos la situación rápidamente. 

Nos apoyamos en especialistas en la parte formal

Aquí te doy un único consejo, mira que no me gusta dar consejos pero en este caso es 100% necesario: contrata un buen abogado que te acompañe en el proceso de cierre. Nosotros hemos contado con Carlos Ais de IparBilbao que nos dieron buenas referencias y la verdad que lo han hecho todo muy fácil. Hay muchos detalles que tú no sabes y espero que liquides pocas empresas en tu vida así que mejor hacerlo bien acompañado. 

Si no tienes deudas todo irá rodado. Si las tienes entonces debes recurrir a un concurso de acreedores. Si la cantidad es pequeña (volumen de menos de 100.000€) entonces puede que el juez considere la resolución de un concurso express sin nombrar un administrador concursal. Nosotros aún estamos a la espera, no te puedo dar más información de momento.

Mimamos mucho la parte informal

Es aquí, en la parte informal nosotros decidimos cuidar mucho a todas las personas, tal y como siempre habíamos hecho. Las iniciativas que pusimos en marcha fueron:

• Hicimos una sesión de cierre con los coaches que quisieran apuntarse. Como siempre propusimos día, elegimos el más votado.
• Nos hicimos preguntas para cerrar y abrir, las más importantes: 
  • ¿Qué me quiero llevar de este proyecto?
  • ¿Qué quiero dejar en este proyecto?
  • ¿A quién tengo algo que agradecer?
  • ¿Qué es posible ahora con esto que he aprendido?
• Construimos la historia

Historia de C4OL

• Generamos un espacio de reconocimiento. Un “muro” donde las personas iban poniendo sus comentarios, de hecho he generado uno abierto y puedes tú dejar uno en https://padlet.com/sergiodmt/vdykj5kpbab4pels
• Hicimos la desconexión en directo, eliminamos el dominio www.c4ol.es
• Hicimos  un pequeño vídeo resumen de nuestra historia

Haciendo todo esto cuando llegamos al final las emociones que afloraron estuvieron muy mezcladas. De hecho en la sesión de cierre había más de diversión y celebración que de tristeza. La música que elegimos fue la del Show de Benny Hill!!!!

Espero que te sirva a la hora de preparar el cierre de algún proyecto.